considerablemente
la inversión de tiempo y dinero en el proyecto.
Sistemas
genéricos y a la medida
La
principal ventaja del software de desarrollo a la medida es que, tal
como su nombre
lo indica, es realizado completamente según las necesidades de la empresa
que lo vaya a utilizar. Por lo tanto, podemos asegurarnos que este incluirá
todas las funciones que necesitemos y que las operaciones se
realizarán según
lo convenido.
Por
otro lado, un desarrollo a la medida requiere fuertes inversiones de
tiempo y dinero.
De ahí que principalmente las pequeñas y medianas empresas opten
por comprar
un software en paquete. Un software en paquete es un sistema
"genérico"
con las características comunes para todas las empresas de un mismo tipo.
En algunos casos, la funcionalidad que viene incluida en el software empaquetado
es suficiente para cubrir todos los recursos que la empresa necesita administrar.
A este tipo de software también se les llama software "cerrado",
ya que
no se realizan modificaciones al producto.
Sin
embargo, algunos proveedores de software genérico no ofrecen un
producto "cerrado
herméticamente" sino que acceden o negocian llevar a cabo
ciertas modificaciones
para enriquecer su funcionalidad y al mismo tiempo ofrecer un entorno
más cercano a la realidad. Estos cambios, cabe mencionar, suelen ser mínimos;
a que el sistema está preparado para funcionar en un ambiente
probado y
llevarlo a situaciones diferentes, puede comprometer su calidad y
rendimiento.
Es
por eso, que a la hora de establecer nuestros requisitos, es
importante tener bien
definidos cuales son realmente necesarios y cuales podrían acoplarse
a las alternativas
que ofrece el sistema. De lo contrario, el costo del producto podría aumentar
de manera considerable y se presentarían muchas dificultades a la
hora
de
instalarlo.
Factores
que llevan a las adaptaciones
Existen
diversos factores que pueden llevar a que las adaptaciones terminen convirtiendo
el sistema en un proyecto de desarrollo a la medida. Aquí hay algunos
ejemplos:
Adaptaciones
únicas
Este
caso de da cuando una adaptación es única y exclusiva de la
empresa. Las operaciones
que se realizan por políticas de la empresa, pero que no pueden aplicarse
prácticamente a ningún otro negocio del mismo tipo, de allí que no suelen
tener cabida en el software en paquete.
Secuencia
de los procesos
Este
caso de da cuando no se quiere seguir el orden de trabajo establecido
por el sistema
o se intenta omitir pasos. En este caso el proveedor de software
ofrece una
solución para registrar una serie de movimientos relacionados en el
sistema como
cuando se registra una cotización, de la cotización surge el
pedido, y de este surge
una factura. Intentar quebrantar este orden (en este ejemplo sería
"poder generar
un pedido a partir de los datos de una factura"), es jugar con
la estabilidad
del producto. Lo anterior también es aplicable cuando se intenta reemplazar
una secuencia de pasos por otra diferente.
Procesos
sin soporte
En
este caso los procesos de la empresa no están soportados actualmente
por el software.
Un Sistema ERP puede satisfacer las diferentes facetas de una
empresa,pero
siempre estará orientado a un tipo de negocio específico. La
robustez de los sistemas
ERP permite que sean utilizados en empresas de diferentes tipos, como refaccionarias,
restaurantes, clubes sociales, etc. Pero antes de elegir un sistema, debemos
considerar que nuestro tipo de empresa este listado entre los soportados
por el sistema.
Otras
opciones
Lo
anterior no quiere decir que solamente un software de desarrollo a la
medida podrá
cubrir nuestras expectativas. A continuación se presentan algunas herramientas
que usan muchos proveedores de software en paquete para cubrir
las
necesidades de sus clientes sin tener que caer en la particularidad:
•
Módulos
La
mayoría de los sistemas ERP se encuentran divididos por módulos con
opciones referentes
al tipo de empresa que lo va a utilizar. Así, una industria textil
puede usar
el software para controlar la materia prima, sus niveles de
producción e incluir
especificaciones en sus artículos, tales como colores, texturas,
etc. Mientras
que una refaccionaria utiliza el mismo sistema para administrar sus piezas
de acuerdo a números de serie, modelo y marca. Pero ambos pueden utilizar
un módulo de nómina para pagar a sus empleados.
• Panel
de configuraciones
Es
una de las herramientas más eficaces al solicitar nueva
funcionalidad en un paquete
de software, pues en lugar de reemplazar un proceso, solamente se establece
que existe otra forma de llevarlo a cabo, dejándole al usuario la
opción de
decidir si quiere realizarlo de una manera u otra. Es principalmente
útil en casos
en los que se requiere definir si un punto de venta va a manejar una
caja o terminales
de cobro y entrega de productos por separado, o cuando se quiere establecer
si la generación de documentos contables será manual o automática. Si
bien, es cierto que todo software cuenta con un sistema de
personalización, se sugiere
no abusar de esta herramienta, tratando de querer configurar hasta el más
mínimo detalle, pues al final caeríamos en un laberinto de opciones
interminables.
• Espacios
y funciones genéricas
Cuando
se da de alta algún registro o movimiento en un sistema, podemos encontrarnos
con espacios reservados para "observaciones" o
"comentarios".
Estos
se pueden usar para almacenar ahí los datos que son meramente informativos,
pero que no se pueden dejar fuera del sistema.
En
algunos casos, los ERP también cuentan con la capacidad para
manipular la forma
en que se muestra la información en pantalla y generar reportes a
partir de ella.
Tomar en cuenta estos puntos permitirá sacarle mayor provecho al
sistema y reducir
la lista de modificaciones.
Conclusión
Siempre
existirán ventajas y desventajas al elegir qué tipo de software
queremos
implementar.
Mientras que un desarrollo a la medida se caracteriza por ser
completamente
adaptable a la empresa, la implementación de un software en
paquete
es mucho menos costosa en general. Al elegir un software de
administración
o ERP, busque el que más se acerque a sus modelos de negocio y
asegúrese
de que le brinde alternativas a procesos particulares. También,
intente
conocer
las soluciones que propone cada sistema en cuanto a cómo llevar a
cabo
los
procedimientos que usted realiza, esto le permitirá tomar en cuenta
situaciones
que tal vez podría haber estado pasando por alto.
