La gestión de proyectos no es suficiente para la implementación de su ERP Archivado bajo (Administración empresarial, ERP) por Aleksey Osintsev La implementación de un sistema para la planeación de los recursos empresariales (ERP) es el tipo de proyectos cuya complejidad trasciende las fronteras de la metodología tradicional de la gestión de proyectos. Lea este articulo del analista de TEC, Aleksey Osintsev, y entérese de las razones por las cuales los métodos tradicionales para la gestión de proyectos no logran abarcar todos los aspectos de una implementación de software. Como bien sabemos, en muchas áreas empresariales se dan actividades especiales y sensibles en cuanto al tiempo, ya sean actividades de investigación o relacionadas con el gobierno. Independientemente de su naturaleza, estas actividades pueden ser gestionadas por medio de la metodología de la gestión de proyectos y sus técnicas y herramientas asociadas. Este método pretende evaluar el progreso del proyecto y utilizar los recursos necesarios y relevantes que posee la organización para asegurar la efectividad y buen término del proyecto, dentro del plazo y presupuesto establecido. Un plan de implementación de un sistema de software, especialmente un sistema para la gestión de los recursos empresariales (ERP) para toda la empresa, es un buen ejemplo de este tipo de tareas temporales que generalmente es considerado como un proyecto. Por más de 40 años, la gestión de proyectos ha sido reconocida como un grupo de técnicas independientes y aplicables a cualquier área o disciplina. Como tal, ha sido utilizada por cientos de miles de profesionales administradores de proyectos para gestionar proyectos de todos tipos. Sin embargo, cuando se utiliza esta perspectiva en la implementación de un sistema ERP se presentan varios problemas. Aquí en Technology Evaluation Centers (TEC) al trabajar con la comunidad de clientes de software, vemos hallado con frecuencia varios problemas prácticos cuando se aplican estos métodos en los proyectos de selección e implementación de un ERP. Hemos hallado que cuando se asignan administradores de proyectos con conocimientos limitados sobre sistemas de software, los problemas empresariales y los requisitos específicos de la industria para gestionar un proyecto de implementación ERP, estos proyectos normalmente toman más tiempo y dinero del presupuestado, y tiene más probabilidades de fallar.Para entender la razón, observemos más detenidamente la gestión de proyectos. La gestión de proyectos por sí misma no es suficiente Con la adopción masiva de la metodología para la gestión de proyectos y los esfuerzos promocionales de las asociaciones de administradores de proyectos en las últimas décadas, la gestión de proyectos ha pasado de ser una habilidad a ser una profesión en sí misma. La metodología de la administración de proyectos considera la gestión de proyectos como un conocimiento en sí mismo y promueve la idea de que independientemente la industria o el negocio, los diferentes proyectos tienen procesos muy similares que pueden ser manejados de forma semejante, con las mismas técnicas y herramientas universalmente comprobadas. Entonces contamos ahora con muchos administradores de proyectos con gran conocimiento sobre la metodología y una buena habilidad general en el área, pero sin conocimientos específicos de la industria. Esto está bien para algunas industrias o áreas empresariales y probablemente para algunos proyectos, pero no funciona en las implementaciones de sistemas ERP y la forma como se relaciona este método con la naturaleza de las implementaciones de ERP. Si tomamos como ejemplo, dígase un proyecto de construcción, podemos observar que el cliente está claramente separado del proceso de construcción, el cual es realizado en su totalidad por el constructor. Pero este no es el caso de los proyectos de implementación de ERP. En primer lugar, es necesario el compromiso de diferentes tipos de profesionales empresariales como expertos en la materia, los usuarios cotidianos y los ejecutivos de la empresa. En segundo lugar, un administrador de proyectos sin conocimiento sobre los procesos empresariales del cliente y del sistema a implementar, no es normalmente capaz de planear el proyecto como corresponde y calcular las tareas a realizar. De hecho, el problema se reduce eventualmente a la premisa generalizada de que la implementación de un ERP tiende a ser considerada como un proyecto de TI y no como un proyecto empresarial, y que este puede entregarse listo para usar. Realmente no es así. Algunas organizaciones tienen la impresión de que contratar a un profesional administrador de proyectos independiente con las habilidades para el caso, será suficiente para manejar dicho proyecto. Pero esta tampoco es la solución. Es clave comprender tanto los procesos empresariales como la tecnología Ciertamente necesitará un administrador de proyectos profesional o alguien con la habilidad para supervisar las tareas en curso y los recursos utilizados para la ejecución del proyecto; en otras palabras, usted necesita alguien que pueda asegurar que el aspecto procedimental (técnico) del proyecto se realiza sin contratiempos. Sin embargo, las etapas de planeación y evaluación de la calidad del proyecto requieren de conocimientos empresariales y una buena comprensión de la magnitud del trabajo a realizar. Algo que la metodología de la gestión de proyectos no provee. Entonces, la solución ideal para este problema sería contratar a un experto en la implementación de sistemas de software ERP, quien no solo conoce su negocio meticulosamente, pero quien además tiene conocimientos prácticos del sistema a implementar. Una alternativa seria involucrar más personas de su organización que contribuyan según sus fortalezas, pero incluir además el administrador de proyectos como parte del equipo. En suma, estas personas deberán ser capaces de crear el plan del proyecto. Después de esto, el administrador de proyectos será responsable esencialmente de la ejecución del plan, la fortaleza típica de los administradores de proyectos.